HR必看：企業(yè)合同管理誤區(qū)探析
2014-01-07
來源：《人力資源管理》
hbzhan內(nèi)容導(dǎo)讀：現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營多半是通過合同形式（包括商談、簽訂和履行三階段）來完成交易的，因此合同管理是企業(yè)內(nèi)部管理的核心內(nèi)容，法律風(fēng)險防范是其主要價值目標(biāo)。合同法律風(fēng)險則是以權(quán)益實(shí)現(xiàn)或責(zé)任追究為核心的法律權(quán)利義務(wù)體系，包括權(quán)利與義務(wù)的合理分擔(dān)、歸責(zé)要素和責(zé)任承擔(dān)等三個技術(shù)層面，大體屬于可預(yù)測和可控的范疇。
在現(xiàn)代企業(yè)管理體系中，合同管理貫穿于企業(yè)的計劃、采購、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等所有管理部門，通過強(qiáng)化企業(yè)合同管理水平可以促使企業(yè)各部門的管理水平以及整體管理運(yùn)行素質(zhì)獲得全面的提升。目前中國企業(yè)由于合同管理模式選取不當(dāng)，普遍存在銷售與財務(wù)、采購與品保、物流與業(yè)務(wù)等部門在管理目標(biāo)上相互矛盾，相互沖突，各自的合同管理職能受到嚴(yán)重限制，企業(yè)合同管理職能長期得不到有效發(fā)揮。目前全程合同管理理念已經(jīng)逐步走向成熟和規(guī)范，筆者依據(jù)這一現(xiàn)代管理理念，結(jié)合十多年來為企業(yè)提供專業(yè)法律服務(wù)過程中的切身體會和理論思考，對目前企業(yè)在合同管理中存在的誤區(qū)進(jìn)行評析。
一、將合同管理定位于合同書的管理
不少企業(yè)認(rèn)為合同管理就是對合同（紙質(zhì)文書，即合同書）的管理，中心工作是按公司內(nèi)部簽約授權(quán)等級對商談中的合同進(jìn)行審查、會簽和蓋章，然后對已簽合同進(jìn)行備份、分類歸檔和保管。這種合同管理模式將合同管理的本質(zhì)視為合同訂立過程的流程管理，不能真正有效防范企業(yè)的法律風(fēng)險和實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理的目標(biāo)，屬于計劃經(jīng)濟(jì)下借鑒行政管理模式的傳統(tǒng)思路。從靜態(tài)管理的角度，這種合同行政管理模式是將合同管理理解成單純的合同文件管理，動態(tài)過程則表現(xiàn)為業(yè)務(wù)部門擬定合同樣稿，法律部門（包括法務(wù)部門和顧問律師，下同）對合同的法律問題進(jìn)行把關(guān)審核，后由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽字后交辦公室蓋章。這一管理模式忽略了合同交辦審核的細(xì)節(jié)，包括當(dāng)事人背景資料、前期談判的焦點(diǎn)、合同履行的技術(shù)細(xì)節(jié)等問題。
同時將合同管理工作全盤交公司法律部門處理，而法律部門僅負(fù)責(zé)其中合同法律條款的審核。事實(shí)上企業(yè)的法律風(fēng)險存在于經(jīng)營交易的全過程之中，包括從合同商談（包括新客戶開發(fā)）、合同簽訂和合同履行（包括交付貨物或提供服務(wù)，支付貨款）等各階段都會存在相應(yīng)的法律風(fēng)險。目前中國企業(yè)面臨大的合同法律風(fēng)險有兩個，一是按時保質(zhì)保量交付問題，二是應(yīng)收賬款回收問題。以應(yīng)收賬款為例，“表面上是財務(wù)問題，實(shí)際上是一個合同管理問題。如果僅僅用追討欠款的事后處理方法來解決應(yīng)收賬款問題，企業(yè)只能是頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳、前清后欠，永遠(yuǎn)無法真正走出拖欠的困境。”我們只有將法律風(fēng)險防范機(jī)制前移，強(qiáng)化事前的法律風(fēng)險評估機(jī)制，建立事中的法律風(fēng)險控制機(jī)制，對客戶采用信用等級評定機(jī)制和分類管理的合同管理模式，構(gòu)建全程管理模式，才能有效解決企業(yè)間拖欠貨款問題。
二、將合同管理視為專屬公司法律部門的工作
很多企業(yè)認(rèn)為合同管理是專屬于公司法律部門的工作，其他部門只是配合法律部門的工作，甚至不少中小企業(yè)根本就沒有法律部門，也沒有專人負(fù)責(zé)合同管理工作。我們認(rèn)為這種合同管理模式是錯誤的，因?yàn)榉刹块T只是參與合同管理的一個職能部門，公司的很多部門皆與合同管理密切相關(guān)。以合同審查環(huán)節(jié)為例，現(xiàn)行的合同審查機(jī)制基本上是業(yè)務(wù)部門將合同文本交法律部門進(jìn)行形式審查，由于法律部門不了解合同背景資料，無法掌握合同締約過程的細(xì)節(jié)，無法對合同的合法性、合理性和可行性進(jìn)行有效的審核，進(jìn)而無法對潛在的法律風(fēng)險進(jìn)行有效的識別。為保證合同目的的順利實(shí)現(xiàn)，“合同審查應(yīng)當(dāng)不僅僅就擬定的紙上條文進(jìn)行風(fēng)險審查，更需要對合同的整個商談、磋商過程有所了解，追溯合同反映出的每個問題的淵源，并了解交易背景和自己一方的立場及所關(guān)注的主要內(nèi)容”，并會同財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門對合同的效益性進(jìn)行會審。而在合同履行階段，傳統(tǒng)模式是法律部門是不主動參與的，而事實(shí)上企業(yè)各管理部門是需要分工合作的，法律部門則應(yīng)成為合同履行的協(xié)調(diào)者和監(jiān)督者。
例如財務(wù)部門的主要職責(zé)是開票、對賬、結(jié)賬和財務(wù)數(shù)據(jù)分析等；業(yè)務(wù)部門（包括采購和銷售）的主要職責(zé)是進(jìn)行客戶開發(fā)、資信調(diào)查、合同商談和簽訂合同，聯(lián)系品保（包括采購和生產(chǎn)部門）部門安排生產(chǎn)，聯(lián)系倉儲部門交貨，協(xié)助財務(wù)進(jìn)行貨款回收等；品保部門的主要職責(zé)是負(fù)責(zé)打樣，安排生產(chǎn)進(jìn)度，監(jiān)督產(chǎn)品品質(zhì)，參與產(chǎn)品安裝、調(diào)試和技術(shù)培訓(xùn)等；物流部門（包括報關(guān)、倉儲和運(yùn)輸部門）的主要職責(zé)是安排發(fā)貨（包括退換貨），核對交接貨清單，辦理物流保險等。在合同履行過程中，通過與其他各部門進(jìn)行定期會商、不定期的走訪交流、合同月報制度和重點(diǎn)領(lǐng)域采取的專項風(fēng)險防范機(jī)制，企業(yè)法律部門可以掌控合同履行過程的動態(tài)情形，并對可能引發(fā)重大法律風(fēng)險的環(huán)節(jié)和項目進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，可以有效控制合同履行過程中的法律風(fēng)險。所以我們說合同管理應(yīng)是企業(yè)各部門共同參與管理，而非僅僅是法律部門的工作。
三、重視合同簽訂環(huán)節(jié)，忽視合同履行環(huán)節(jié)
現(xiàn)在很多企業(yè)對合同的簽訂環(huán)節(jié)很重視，建立了合同審批辦法和流程，但沒有重視合同在履行（包括合同的變更、轉(zhuǎn)讓和解除等）環(huán)節(jié)的法律風(fēng)險控制。我們認(rèn)為合同簽訂的目的是實(shí)現(xiàn)合同價值，但合同簽訂后不會自動全面履行�，F(xiàn)在不少企業(yè)沒有建立合同履行法律風(fēng)險控制機(jī)制，也沒有必要的證據(jù)意識，導(dǎo)致對方違約時不知道即將面臨的法律風(fēng)險，更不知道應(yīng)如何妥善應(yīng)對。譬如合同法規(guī)定發(fā)生質(zhì)量問題應(yīng)及時通知對方，但質(zhì)量異議通知函的內(nèi)容該怎么寫，不少企業(yè)的業(yè)務(wù)員并沒有清晰的概念。筆者代理的一件質(zhì)量索賠案，因?qū)Ψ浇桓兜呢浳镉匈|(zhì)量問題，業(yè)務(wù)人員曾用電話方式告知對方，后來又采取傳真方式通知對方，但對方?jīng)]有書面回復(fù)。
在法庭上對方聲稱沒收到質(zhì)量異議通知。因?yàn)殡p方的合同約定：“若有質(zhì)量異議，須在收到貨物后十天內(nèi)提出，否則視為驗(yàn)收合格。”后因該企業(yè)沒有證據(jù)證明提出了質(zhì)量異議，結(jié)果直接導(dǎo)致案件敗訴。其實(shí)我們只要建立相對完善的合同履行環(huán)節(jié)的風(fēng)險防范體系，即能有效化解法律風(fēng)險。以質(zhì)量索賠為例，我們必須建立完善的索賠流程，及時保全相關(guān)證據(jù)，才能有效地向違約方索賠損失。即企業(yè)在產(chǎn)品檢驗(yàn)后發(fā)現(xiàn)存在質(zhì)量問題時，應(yīng)在傳真質(zhì)量異議通知書時提示對方回傳期限，如果對方?jīng)]有回傳就應(yīng)立即書面郵寄，或直接書面郵寄，并保留郵寄憑證和郵寄材料，這樣才不致出現(xiàn)因通知程序缺失導(dǎo)致敗訴的情形產(chǎn)生。因此只有加強(qiáng)合同在履行環(huán)節(jié)的控制機(jī)制，才能真正做到對企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險事前有識別，事中有控制，事后有救濟(jì)，全程有預(yù)警。
四、重視事后訴訟救濟(jì)，忽視建立訴訟前的法律風(fēng)險預(yù)警機(jī)制
許多企業(yè)認(rèn)為合同管理只是為了便于解決糾紛的制度設(shè)計，關(guān)注點(diǎn)在完善法律糾紛的訴訟解決機(jī)制，并不關(guān)注事前的法律風(fēng)險識別和評估，往往是處于糾紛之中卻發(fā)現(xiàn)自己身陷法律風(fēng)險之中，造成要么案件勝訴了卻發(fā)現(xiàn)被告無償債能力，要么案件敗訴。其實(shí)預(yù)防訴訟的成本遠(yuǎn)比訴訟本身小，且效果明顯。內(nèi)中的道理與扁鵲三兄弟的故事同出一轍。史載：“魏文王之問扁鵲耶？曰：子昆弟三人其孰善為醫(yī)？扁鵲曰：長兄善，中兄次之，扁鵲為下。魏文侯曰：可得聞邪？扁鵲曰：長兄于病視神，未有形而除之，故名不出于家；中兄治病，其在毫毛，故名不出于閭；若扁鵲者，镵血脈，投毒藥，副肌膚，閑而名出聞于諸侯。”戰(zhàn)國時扁鵲行醫(yī)在三兄弟中出名的緣故是因?yàn)榇蠹叶剂?xí)慣上認(rèn)為醫(yī)生是看病而不是預(yù)防的，平時不注重定期體檢，對潛在的病灶采取預(yù)防和保健措施，而是等到疾病爆發(fā)了才想到聘請醫(yī)生。病看好了是良醫(yī)，看不好就是庸醫(yī)。
對律師來說也是一樣，大家都習(xí)慣上認(rèn)為律師是打官司的，而不是預(yù)防訴訟的。實(shí)際上我們知道決定案件勝負(fù)的關(guān)鍵因素是企業(yè)采取的法律風(fēng)險防范機(jī)制是否有效，其次才是律師法律業(yè)務(wù)能力的高低。目前中國絕大多數(shù)企業(yè)的合同管理模式也處于類似的思維定勢，我們認(rèn)為完善的法律風(fēng)險預(yù)警機(jī)制應(yīng)由以下四個方面構(gòu)成：證據(jù)預(yù)警、時效預(yù)警、質(zhì)量預(yù)警和償債預(yù)警。證據(jù)預(yù)警是指避免因證據(jù)缺失導(dǎo)致證據(jù)鏈條斷開，造成無法充分舉證或舉證不能的情形出現(xiàn)而采取的措施。時效預(yù)警主要是指距后一次付款接近兩年、此后無書面催收記錄也未達(dá)成書面還款協(xié)議時，法律部門應(yīng)通過書面催收等手段中止或彌補(bǔ)時效的措施。質(zhì)量預(yù)警是指在合同約定或法定檢驗(yàn)期間內(nèi)，或在質(zhì)量保證期間內(nèi)，對貨物質(zhì)量進(jìn)行及時的檢驗(yàn)，如發(fā)生質(zhì)量問題應(yīng)及時通知對方，并保留相關(guān)書面證據(jù)的措施。償債預(yù)警是指負(fù)債方逾期償還貨款，或遇負(fù)債方有改制、合并、分立、破產(chǎn)、隱匿財產(chǎn)等情形，可能影響到貨款正常清償時，法律部門應(yīng)及時向企業(yè)相關(guān)部門匯報情況，及時采取法律措施以保障企業(yè)債權(quán)的安全性。企業(yè)應(yīng)建立動態(tài)的合同管理監(jiān)督機(jī)制，對可能產(chǎn)生的對將來訴訟局面不利的法律風(fēng)險及時采取預(yù)警措施，避免或減少不必要的經(jīng)營損失。
綜上，我們認(rèn)為不僅要關(guān)注合同簽訂的風(fēng)險識別和完善訴訟救濟(jì)機(jī)制，更要關(guān)注合同履行的風(fēng)險控制和訴訟前的預(yù)警機(jī)制。首先要建立和完善企業(yè)合同管理的專職法律機(jī)構(gòu)，包括建立企業(yè)法務(wù)部門和聘請專業(yè)的律師團(tuán)隊，從機(jī)構(gòu)上保障合同管理能得到常態(tài)化的執(zhí)行和監(jiān)督。其次是從制度入手制定切實(shí)可行的合同管理制度和操作流程，使合同管理工作有章可循，包括資信調(diào)查、合同會簽、合同履行、糾紛處理等環(huán)節(jié)，并通過建立合同示范文本庫、律師專項法律服務(wù)、年度法律檢查等方式來不斷完善企業(yè)的法律規(guī)章制度和操作流程。
后是對合同管理參與人員進(jìn)行定期管理和法律培訓(xùn)，通過提高人員法律素質(zhì)來促成各部門間的協(xié)調(diào)合作，提高合同管理水平和效率。只有企業(yè)做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、救濟(jì)和預(yù)警都處于有效的運(yùn)行狀態(tài)，做到機(jī)構(gòu)、制度和人員三落實(shí)，形成完善的全程合同管理體系，才能真正實(shí)現(xiàn)防范法律風(fēng)險的合同管理目的。
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